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防微杜渐,健全制度,强化档案管理

??????????????? ??———曲靖市建设工程质量检测中心

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??? 建设工程质量检测机构是具有独立法人的中介机构,工程质量检测是工程质量监督的重要手段,检测结果直接关系到建设工程的质量评定和质量安全,形成检测结果的过程数据资料及检测结果报告等档案资料的管理十分重要,关系检测工作的过程复现和追溯,加强档案的管理是中心的核心工作。我中心按检测机构的资质认定及资质管理的要求,建立健全了一套完善的质量管理体系,管理体系明确了档案管理的具体要求,并形成了相应的档案管理的程序文件。

??? 一、中心档案的组成及重要性

中心的档案包括体系文件档案、人事档案、财物档案、人员技术业绩档案、设备档案、检测技术档案、政策法规文件、技术标准等。档案是具有特殊意义和珍贵价值的信息载体。档案管理是提高工作效率和工作质量的必要条件,是维护中心历史真实面貌的一项重要工作。它具有凭证作用和参考作用。

??? 二、检测技术档案的组成及重要性

??? 1、工程质量检测技术档案的形成。工程质量检测档案应包括检测业务合同、检测项目委托单、原始记录、检测报告和检测台帐、不合格检测结果台帐、检测结果、检测报告以及开展检测活动直接形成的具有保存价值的其他形式的记录等。工程质量检测技术档案还包含检测人员实施检测行为和检测过程直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

??? 2、工程质量检测技术档案管理的重要性。它是工程质量检测过程控制及过程复现的痕迹资料,是建设工程技术资料的重要组成部分,同时是开展检测活动的客观证据,是工程质量监督机构追查工程质量的的重要手段,也是追究检测责任的原始依据。

??? 三、中心档案的管理

??? 中心为规范档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据相关法律法规及其实施办法制定了档案管理制度,实施了有效的管理措施。已经形成了归档制度,档案借阅管理制度,定期检查制度,专人、专室管理制度。

??? (一)归档:归档是档案管理齐全完整的重要保证,是档案管理工作的基础。检测合同、委托单、原始记录、检测报告种类、年度和报告代号统一编号,编号应连续,不得随意抽撤、涂改。

??? 1、中心业务人员按照归档要求,根据纸质文件材料和电子文件声像材料的形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,移交档案管理人员检查,合格后由管理人员进行再次的整理、分类、鉴定和编号后存入专门的档案室存放。

??? 2、中心对检测、科研、管理等活动所形成的各种载体形式的档案材料,按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,中心档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

??? 3、上级机关召开的会议需要贯彻执行的文件、材料单位的请示与上级机关批复文件,中心制定的操作规程、制度和规定等材料。由综合部分绝密、机密、秘密三类归档并指定专人管理。

??? 4、检测报告所有签字、盖章手续完善后,归档的技术资料必须及时归档。归档时按检测报告年份、代号、编号进行归档,归档的检测报告应与发出的检测报告完全一致。

??? 5、其它各类档案应当在工作完成后两个月内归档,检测类技术档案应当在项目完成后三个月内归档。凡阅办的文件须在次年1月底前清理交到档案保管室,以便集中立卷归档,档案管理人员于次年3月底前完成全年的阅卷归档工作。

??? 四、档案借阅的管理

??? 1、查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经中心总经理批准。涉及秘密档案时应有书面的请示材料报请总经理办公会审查批准。批准后档案管理人员和借阅人员必须严格执行借阅登记手续。借阅者不得涂改、勾画、裁剪、分拆、弄脏卷内材料。若出现遗失或泄密,提交总经理办公会讨论处罚,综合部下达处罚文件。

??? 2、需中心提供档案,具有利用价值的、重要和珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案管理负责人批准。加盖中心行政章的档案复制件,与原件具有同等效力。

??? 3、档案借阅时间最长为3天,超过3天须重新批准签字。

??? 五、档案的定期检查

??? 1、对档案室定期进行安全、潮湿度和配套设备检查,预防档案材料霉变、虫蛀,影响档案的质量及完整。

??? 2、中心档案管理采取有效的保护措施,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

??? 3、中心档案管理员对所存档案和资料情况作定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向负责人报告,及时处理。

??? 4、中心档案管理员应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家和地方有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

??? 5、中心部门负责人对档案管理有定期检查的义务和权利。

??? 6、档案材料的保管期限根据相关法律法规的要求执行。没有相关规定的由总经理办公会研究决定。对于过期档案,由中心指定两人或两人以上到指定地点销毁,由档案管理员做好销毁登记。

??? 六、档案管理工作的几点建议:

??? 加强对档案管理的重视程度,教育档案管理员做到不遗失,不泄密。轻视档案工作就是对档案工作的缺乏了解,忽视档案工作将会给单位带来严重的后果。不定期派遣管理人员进行专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务学习。

总之,档案管理工作是一项机密性和专业性较强的工作,档案管理人员要注重自身专业水平的提高,熟悉档案工作的各个环节和基本要求。掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量,使中心档案工作更科学、更实用,对中心发展提供有利的资源。

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?????????????????????? 曲靖市建设工程质量检测中心

??????????????????????????? 2011年6月18日

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